Zakelijke kosten

In tegenstelling tot wat je misschien denkt, hoeft een bedrijf beginnen niet veel geld te kosten. Net als veel andere zaken is het zo duur als je het zelf maakt. Een eenmanszaak vanuit huis kost bijvoorbeeld weinig, terwijl een bv met startkapitaal en personeel meer geld zal kosten.

Elk bedrijf heeft in ieder geval te maken met startkapitaal en kosten aan oprichting, administratie en bedrijfsmiddelen. Verder kunnen de kosten uiteenlopen afhankelijk van je rechtsvorm en hoe groot of complex je onderneming is.

Startkapitaal

Hoeveel startkapitaal je nodig hebt zal per situatie verschillen. Voor een eenmanszaak of vof ligt dit getal doorgaans lager dan bij een bv. Ook hier is er geen verplicht startkapitaal. Maar als je moet investeren in bedrijfsmiddelen zoals een nieuwe computer heb je dan alsnog een starterslening nodig.

Voor bv’s was voorheen 18.000 euro startkapitaal verplicht. Dat is niet meer zo, maar het geeft natuurlijk wel een indicatie van de kosten die je aanvankelijk zult maken. Daarom is het als bv handig om te starten met wat eigen vermogen. Je startkapitaal mag ook in natura op de balans staan, zoals een laptop of winkelvoorraad.

Inschrijven Kamer van Koophandel

Om een bedrijf op te richten moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is verplicht wanneer je professioneel geld verdient aan je onderneming. Met een KvK-nummer kunnen klanten informatie over je bedrijf opvragen in het handelsregister en straal je professionaliteit uit. Voor een eenmanszaak, maatschap, vennootschap onder firma (vof) of commanditair vennootschap (cv), zal dit eenmalig 75 euro inschrijfgeld kosten.

Een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv) stichting of vereniging kun je alleen met behulp van een notaris oprichten. Je stelt samen met de notaris een oprichtingsakte op, waarna de notaris je inschrijft bij de KvK. Afhankelijk van de complexiteit van de statuten zal dit je een paar honderd tot duizend euro gaan kosten.

Kosten aan administratie

Naast oprichtingskosten heb je met kosten aan administratie te maken. Misschien wil je een zakelijke rekening openen voor zo’n honderd euro per jaar. Wat de boekhouding betreft moet een bv aan strengere eisen voldoen dan een eenmanszaak of vof. Een bv moet de jaarrekening bij de KvK doneren en deze in veel gevallen laten controleren door een accountant. Daarbij moet elk bedrijf belastingaangifte doen, zoals de btw-aangifte en inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Als je personeel in dienst hebt zul je ook een salarisadministratie moeten bijhouden, laat staan urenregistratie om te bewijzen dat je aan de urennorm van de Belastingdienst voldoet.

Dit alles neemt nogal wat tijd in beslag. En waar een simpele eenmanszaak dit grotendeels zelf kan doen, zal de financiële administratie van een bv doorgaans tussen de 3000 en 6000 euro per jaar kosten. Een accountant of boekhouder is daarom in veel gevallen aan te raden. Naast de administratie kan hij je namelijk adviseren over financiële zaken als belasting. Boekhouders en accountants werken veelal met vaste maandelijkse kosten van 50 tot 100 euro afhankelijk van de complexiteit van de boekhouding. Sommigen werken met een uurtarief, maar dit is doorgaans duurder.

Om te besparen op je boekhouding kun je ook administratiesoftware gebruiken. Dit bespaart je veel tijd en kosten aan een boekhouder. Veel ondernemers doen de administratie deels zelf met een softwareprogramma, zoals facturen inboeken, en laten hun boekhouder het eens in de zoveel tijd controleren. Een simpel boekhoudprogramma is gratis beschikbaar, en voor 10 euro per maand heb je veel keus. Wil je uitgebreidere functionaliteiten zoals klantrelatiemanagement en automatisch factureren, dan kun je eerder denken aan kosten van 30 tot 90 euro per maand.

Kosten aan je werkplek

Daarnaast heb je een werkplek nodig. Daarvoor moet je een ruimte huren en benodigdheden aanschaffen. In het begin zal het daarom goedkoper zijn om vanuit huis te werken. Let er wel op dat kosten van bijvoorbeeld huur en stroom in dat geval niet of maar deels aftrekbaar zijn. Daar staat tegenover dat je bespaart op kosten aan woon-werkverkeer.

Echter moet je wel rekening houden met de kosten van een bureau, computer of laptop, internet en een telefoonabonnement. Gemiddeld kost een onbeperkt abonnement voor internet en bellen 50 euro per maand, bijvoorbeeld.

Je kunt natuurlijk ook besluiten om een kantoorruimte te huren. Misschien wil je klanten ontvangen op een representatieve plek of op den duur met personeel samenwerken. Het loont om een kantoorpand te delen met andere zelfstandigen of bedrijven. Dan kun je kosten van de huur, energie en water, maar ook bijvoorbeeld koffie met elkaar delen.

Kosten aan verzekeringen

Het is noodzakelijk om als bedrijf een aantal verzekeringen af te sluiten. Wat als er bijvoorbeeld brand is op kantoor, bedrijfsmiddelen gestolen worden of je arbeidsongeschikt raakt? De totale kosten aan premies kan in het begin een forse kostenpost zijn. Het advies is dan ook om aanvankelijk niet te hard van stapel te lopen. Probeer in je ondernemersplan de risico’s zo goed mogelijk in te schatten.

Sommige risico’s zijn van tevoren niet te overzien. Als je niet met de kosten achter wilt blijven zul je dan wel een verzekering moeten afsluiten. Ga voor jezelf na waar je de risico’s van wilt en kunt dragen. Een verzekering voor je computer is bijvoorbeeld niet altijd nodig, een arbeidsongeschiktheidsverzekering doorgaans wel. Gemiddeld zal een bedrijf 40.000 euro per jaar kwijt zijn aan verzekeringen.

Kosten aan vervoer

Als je vanuit huis werkt zul je minder kosten kwijt zijn aan vervoer. Maar misschien moet je klanten of evenementen bezoeken, of reis je wel elke dag van en naar kantoor. Hiervoor ben je kosten kwijt aan benzine, het openbaar vervoer of een auto van de zaak. Veel ondernemers kiezen ervoor een auto van de zaak te leasen, zodat de investering over een lange periode wordt uitgesmeerd en de maandelijkse kosten voorspelbaarder zijn. Vaak zijn wegenbelasting, onderhoud en verzekeringen ook meegenomen in de kosten per maand.

Je kunt ook je privéauto gebruiken, maar dan moet je wel een rittenregistratie bijhouden om je zakelijke en privé kosten te onderscheiden. Je hebt er namelijk recht op om zakelijke kilometers te declareren en btw terug te vragen. In plaats van nauwkeurige rittenregistratie kun je ook zorgen dat je de kosten betaalt met een zakelijk betaalmiddel, zoals een zakelijke betaalpas of een tankpas op naam van je bedrijf. Bij bedragen boven de honderd euro is dit zelfs noodzakelijk. Afhankelijk van hoe uitgebreid de services zijn, zal een tankpas je minstens 15 tot 20 euro per maand kosten. Daarbovenop komt vaak nog een aantal cent per liter getankte benzine.