Kosten administratie

De administratie is niet het spannendste onderdeel van ondernemen, maar wel erg belangrijk. De kosten van je zakelijke administratie zijn met name afhankelijk van je rechtsvorm en bedrijfsgrootte, maar ook in hoeverre je deze taak wilt uitbesteden.

Als bv zul je aan andere regels moeten voldoen dan een eenmanszaak of vof. De administratie van een bv is vaak complexer en hierdoor ben je er hogere kosten aan kwijt. Maar dat wil niet zeggen dat eenmanszaken en vof’s achterover kunnen leunen. Wie zijn bedrijfsadministratie niet op orde heeft, bijvoorbeeld door de bewaarplicht te overtreden of te laat belastingaangifte te doen, kan hiervoor hoge boetes krijgen.

Administratie van een eenmanszaak of vof

De administratie van een eenmanszaak of vof is vaak minder complex en duur dan die van een grote bv. Toch is het belangrijk om je administratie goed bij te houden. Niet alleen om inzicht te krijgen in je bedrijfsfinanciën, maar ook als bewijs voor je belastingaangifte of bij controles door de Belastingdienst.

Bovendien heb je zeven jaar bewaarplicht en moet je op tijd aangifte inkomstenbelasting over de opbrengsten van je bedrijf doen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op boetes. Ook zul je moeten bewijzen dat je voldoet aan het urencriterium van de Belastingdienst om verschillende soorten ondernemersaftrek te krijgen.

De administratie van een eenmanszaak of vof bestaat in de basis uit je grootboekrekening, in- en verkoopadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en urenregistratie. Wanneer je handelt in goederen zul je ook baat hebben bij een voorraadadministratie. Huur je personeel in? Dan moet je daar loonadministratie van bijhouden. Tenslotte is kilometerregistratie nuttig om bij een auto van de zaak geen kosten kwijt te zijn aan bijtelling. Zo kun je je privé en zakelijke verbruik namelijk nauwkeurig aantonen.

Administratiekosten voor eenmanszaak of vof

Veel eenmanszaken en vof’s doen hun administratie grotendeels zelf. Om tijd te besparen en fouten in je administratie te voorkomen, doe je er dan wel goed aan om administratiesoftware te gebruiken. Gelukkig hoeft dat niet veel te kosten.

Een simpel boekhoudprogramma kan gratis, en voor een tientje per maand heb je echt best veel keuze. Wil je uitgebreidere functionaliteiten, zoals klantrelatiemanagement en automatisch factureren, dan kun je eerder denken aan kosten van 30 tot 90 euro per maand.

Sommige bedrijven kiezen er ook voor een boekhouder of accountant in te huren, hoewel dit niet altijd noodzakelijk is in deze bedrijfsvorm. Met een programma kun je gemakkelijk veel zelf doen en bespaar je kosten. Anderzijds kan een boekhouder of accountant je naast hulp bij de boekhouding ook van financieel advies voorzien, zoals bij belasting en verzekeringen.

Natuurlijk kun je zelf kiezen hoeveel je uitbesteedt aan een boekhouder. Wil je dat deze eens per halfjaar over je schouder meekijkt, of wil je doorlopend advies en begeleiding? Veel boekhouders werken met een vast tarief tussen de 50 en 100 euro per maand, afhankelijk van de hoeveelheid werk die je uitbesteedt.

Dit is weer afhankelijk van bijvoorbeeld het aantal facturen per maand en de mate van begeleiding. Sommige administratiekantoren werken met een uurtarief. Meestal zijn de kosten hiervan uiteindelijk hoger dan bij een vast pakket.

Kosten aan administratie van een bv

Een bv is vaak meer kosten kwijt aan de administratie, dan dat het geval is bij een eenmanszaak of vof. Er zijn dan ook meer verplichtingen waar je administratie aan moet voldoen. Net als een eenmanszaak kan de Belastingdienst je administratie controleren en zul je deze binnen redelijke termijn tevoorschijn moeten kunnen halen. Als bv moet je tevens extra belastingaangiftes doen, zoals de aangifte vennootschapsbelasting en loonbelasting.

In de regel zal de financiële administratie van een bv tussen de 3000 en 6000 euro per jaar kosten. Je kunt deze kosten weliswaar laag houden door een deel zelf te doen. Als jij of een werknemer de facturen maakt en verstuurt en de uitgaven netjes inboekt, heb je de administratie al grotendeels op orde. Hiervoor kun je een voordelig boekhoudprogramma gebruiken om fouten te voorkomen er niet te veel uren aan kwijt te zijn.

Accountant of boekhouder voor een bv

Daarbij is het voor een bv al snel logischer om een boekhouder of accountant in de arm te nemen. Boekhouders werken met vaste maandelijkse kosten van 50 tot 100 euro afhankelijk van de complexiteit van je boekhouding. Sommigen werken echter met een uurtarief.

Om de kosten wat te drukken kun je de administratie deels uitbesteden. Doe bijvoorbeeld een gedeelte zelf met boekhoudsoftware en laat de accountant eens per kwartaal meekijken en advies geven. Door dit een aantal keer per jaar te doen is hij ook minder tijd kwijt aan het controleren van de jaarrekening.