Kosten incassobureau

Klanten die hun factuur niet (tijdig) betalen, kunnen een grote impact hebben op jouw bedrijfsvermogen. Je kunt de debiteur zelf aansporen om de rekening te voldoen, maar je kunt ook een incassobureau inschakelen. In dit artikel lees je hoe je een incassotraject start en wat de kosten zijn.

Als je wat klanten hebt die je de betaaltermijn met een weekje overschrijden, is dit nog wel te overzien. Maar stel dat je een flink aantal facturen hebt openstaan, en dat de periode dat de facturen openstaan meerdere weken of dat er zelfs facturen maandenlang niet worden betaald, dan kan het goed zijn dat jij hierdoor in de problemen komt. En dat jij geen bedrijfsuitgaven kunt doen omdat iemand anders zijn verplichtingen niet nakomt, kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

Wat zijn de wettelijke regels?

Om net wat meer druk achter de betaling te zetten, kun je de openstaande rekening(en) overdragen aan een incassobureau. Hoewel deze bureaus exacte dezelfde middelen hebben als jij – ze mogen de debiteur uitsluitend verzoeken om de factuur te voldoen – kan het precies het zetje in de rug zijn die de klant nodig heeft.

Maar voordat je een incassobureau inhuurt, moet je eerst bepalen of je met een particulier of zakelijke klant te maken hebt. Dit is belangrijk omdat particulieren worden beschermd door de Wet Incassokosten, wat concreet betekent dat je hen eerst zelf moet herinneren aan de openstaande rekening.

Zo moet je een aanmaning sturen waarin je aangeeft dat dit het laatste betaalverzoek is en dat je bij een uitblijvende betaling – na de wettelijke termijn van veertien dagen – de factuur naar een incassobureau stuurt. Ook moet je vermelden wat hierdoor de bijkomende kosten zijn.

Doe je zaken met bedrijven, dan mag je direct na de wettelijke betaaltermijn van dertig dagen een incassotraject starten. De vraag is alleen of dit verstandig is, aangezien het de klantrelatie geen goed zal doen. Het is daarom gebruikelijk om zakelijke klanten eerst een herinnering te sturen. Ook kan het geen kwaad om eens ouderwets te bellen en op de man af te vragen wat de reden is van de uitblijvende betaling.

Incassobureau inschakelen

Besluit je om een incassobureau in te schakelen, dan sta je nog voor de keuze welke partij dit gaat worden. Het lastige hiervan is dat er niet alleen talloze aanbieders zijn, de kwaliteit is ook nog eens heel uitlopend. Dit komt omdat het beroep – in tegenstelling tot die van deurwaarder – niet beschermd is.

Er zijn incassobureaus die heel integer te werk gaan, maar er zijn ook partijen die het niet zo nauw nemen met de wet en debiteuren op een manier onder druk zetten die helemaal niet geoorloofd is. Om je keuze wat te vergemakkelijken, kun je kijken naar de bureaus die zijn aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Is dit het geval, dan weet je dat deze partij aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet en een gedragscode naleeft.

Wat zijn de kostten van een incassotraject?

Verreweg de meeste incassobureaus werken op basis van no cure no pay. Nu betekent dit niet dat je helemaal niets betaalt als jouw klant geen gehoor geeft. Maar de kosten blijven wel beperkt tot administratiekosten, die doorgaans niet meer dan enkele tientjes bedragen. Is de incasso wel succesvol, dan worden deze kosten verhaald op de debiteur.

Dit is bekend bij de debiteur, aangezien je dit al hebt vermeld in de aanmaning. Hoe hoog deze kosten precies zijn, is afhankelijk van de vordering. In de meeste gevallen is dit vijftien procent van het factuurbedrag, aangezien dit het wettelijk maximum is. Maar een incassobureau kan er ook voor kiezen om hier iets onder te zitten. De bijkomende kosten zullen in ieder geval niet lager dan veertig euro zijn, omdat dit het wettelijk minimum is.